Nutzungsbedingungen des Team-Chats Matrix

Vorbemerkung

Der Team-Chat Matrix ist ein zentraler Dienst des Hochschulrechenzentrums (HRZ) der Philipps-Universität Marburg. Der Dienst basiert auf dem quelloffenen Protokoll Matrix und der Open-Source-Anwendung Element.

Für die Nutzung des Team-Chats Matrix gelten grundsätzlich die IT-Nutzungsordnung der Philipps-Universität in Verbindung mit der UMRnetikette. Beachten Sie außerdem die Antidiskriminierungsrichtlinie der Philipps-Universität. Ergänzend dazu gelten die folgenden Bedingungen. Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass Sie im Teamchat nicht anonym unterwegs sind und Verstößen nachgegangen wird. Bei erstmaliger Anmeldung am Team-Chat müssen diese Nutzungsbedingungen in jeweils aktueller Fassung zur Kenntnis genommen und akzeptiert werden.

Die Nutzungsbedingungen umfassen den Zugang zum Team-Chat, die Verbreitung, das Verhalten sowie die Nutzung der Kommunikationsinhalte und sind auf den freiwilligen und nicht-kommerziellen Gebrauch in Lehre, Forschung und Universitätsverwaltung beschränkt.

Nutzungsberechtigte Personengruppen, deren Rechte und Pflichten

Die Plattform steht Mitgliedern und Angehörigen der Philipps-Universität Marburg zur Verfügung. Für die Nutzung wird der Uni-Account (Staff-/Students-Account) benötigt. Externe Personen, z.B. in Kooperationsprojekten, können in Gruppenräume eingeladen werden. Voraussetzung ist eine Matrix-ID, die häufig über die eigene Hochschule bereits vorliegt oder eine Registrierung bei einem anderen Matrix-Anbieter, welcher die Föderation zwischen verschiedenen Matrix-Instanzen aktiviert haben muss (z.B. matrix.org).

Für die Nutzung des Team-Chats besteht eine Klarnamenpflicht. Die Verwendung von Pseudonymen ist untersagt.

Chat-Inhalte können in folgenden Formen erstellt und genutzt werden:

• Private Räume für direkte Unterhaltungen zwischen zwei Nutzern/-innen.
• Gruppenräume für Unterhaltungen zwischen mehreren Nutzern/-innen, deren Inhalte nur den entsprechenden Gruppenmitgliedern zugänglich ist.
• Öffentliche Räume für Unterhaltungen zwischen mehreren Nutzern/-innen, wobei ein beliebiges Betreten/Verlassen des Raumes möglich und der Chat-Inhalt weltweit öffentlich einsehbar ist.

Insbesondere sei darauf hingewiesen, dass jede nutzende Person die volle Verantwortung für sämtliche selbst eingestellten Inhalte trägt. In Gruppenräumen haben Moderatoren/-innen dafür Sorge zu tragen, dass dort keine rechtswidrigen Inhalte, wie beispielsweise nach §2 Abs. 4 der oben genannten IT-Nutzungsordnung, verbreitet werden: Bei Bekanntwerden von entsprechenden Rechtsverletzungen sind in erster Linie die Moderatoren/innen der jeweiligen Chat-Räume für deren umgehende Entfernung und die Meldung an die Rechtsabteilung der Philipps-Universität verantwortlich. Bei Verletzung Ihrer Persönlichkeitsrechte wenden Sie sich an die Antidiskriminierungsstelle für Studierende ADiS. Beschäftigte wenden sich bitte an das Gleichstellungsbüro (Stabsstelle Frauen- und Gleichstellungsbeauftragte)

Die Anwendung Element versucht einen Mehrwert über die reine Chat-Funktion hinaus durch die Integration weiterer (externer) Dienste anzubieten. Die Auswahl der verfügbaren Dienste kann nicht vollständig durch die Philipps-Universität Marburg beschränkt werden. Es obliegt den Nutzern/-innen zu prüfen, wer diese Dienste unter welchen Bedingungen anbietet und, insbesondere im dienstlichen Gebrauch, ob die Anforderungen an Vertraulichkeit und Datenschutz erfüllt sind. Im Zweifel ist auf die Nutzung dieser Zusatzdienste zu verzichten. Dies betrifft insbesondere die Gruppenvideofunktion, welche tief in die Anwendung Element integriert ist.

Der Betreiber übernimmt keine Verantwortung bei etwaigem Missbrauch. Der Betreiber kann den Zugang zum Team-Chat aus technischen oder organisatorischen Gründen jederzeit beschränken oder einstellen; ein Anspruch auf Zugang zu diesem System besteht nicht.

Nutzung auf privaten Endgeräten

Für die Verwendung des Team-Chats auf privaten Endgeräten empfehlen wir dringlich die Nutzung der browserbasierten Webanwendung oder die von der Philipps-Universität angepassten Apps der mobilen App-Stores. Für dienstliche Rechner kann die App Element über die Softwareverteilung (OPSI) bezogen werden.

Leistungsüberwachung

Es ist ausdrücklich untersagt, den Team-Chat für die Überwachung von Verhalten oder Leistungen von Personen zu nutzen.

Datensicherheit

Die Kommunikation zwischen den Endgeräten der Nutzenden und dem Team-Chat erfolgt i.d.R. verschlüsselt. Die gespeicherten Daten werden verschlüsselt auf zugriffsbeschränkten Speichersystemen des HRZ abgelegt. Für die Daten wird in regelmäßigen Abständen eine Sicherung auf zugriffsbeschränkten Systemen des HRZ erstellt. Verschlüsselte Chat-Inhalte können nur mit dem persönlichen Schlüssel der Nutzer/-innen wiederhergestellt bzw. geöffnet werden.

Im Team-Chat Matrix können Daten mit normalem Schutzbedarf übermittelt werden. Daten mit hohen Schutzbedarf müssen Ende-zu-Ende (E2EE) verschlüsselt und ausschließlich zwischen dienstlichen Geräten übermittelt werden. Daten mit sehr hohem Schutzbedarf dürfen im Team-Chat nicht übermittelt werden.

Verfügbarkeit

Im Rahmen des sicheren und langfristigen Betriebes des Dienstes ist es notwendig, regelmäßig Aktualisierungen einzuspielen. Normale Wartungsarbeiten sollten in der Regel eine Dauer von 15 Minuten nicht übersteigen und werden daher ohne Vorankündigung durchgeführt. Umfangreichere Wartungen im Rahmen von Hauptversionssprüngen werden rechtzeitig vorher allen Nutzenden angekündigt.

Für diesen Dienst wird ein regelmäßiges Backup durchgeführt, welches im Sinne einer vollständigen Wiederherstellung im Katastrophenfall implementiert ist. Eine Wiederherstellung gelöschter Nachrichten oder Dateien ist nicht möglich.

Datenschutz

Für den Team-Chat Matrix wurden eine Datenschutzerklärung sowie ein Verzeichnis zur Verarbeitungstätigkeit erstellt. Dabei kommen die Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie die Prinzipien der Datensparsamkeit und Datenvermeidung zum Einsatz, siehe https://matrix.uni-marburg.de/rechtliches/datenschutz.html.

Löschung von Daten und Zugangsberechtigungen

Mit Verlust der Gültigkeit des persönlichen Uni-Accounts (Staff- oder Students-Account) verfällt die Zugangsberechtigung zum Team-Chat und der Zugang wird gesperrt. Die einem Nutzenden zugeordneten Daten werden für eine Dauer von 12 Monaten nach Verfall der Zugangsberechtigung vorgehalten. Anschließend werden diese gelöscht. Die Matrix-ID bleibt erhalten. Aktive Chatverläufe werden serverseitig für maximal 8 Monate gespeichert.

Urheberrechte

Auf dieser Plattform erstellte Inhalte und Werke unterliegen dem deutschen Urheberrecht. Die Vervielfältigung, Bearbeitung, Verbreitung und jede Art der Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtes bedürfen der schriftlichen Zustimmung des/der Ersteller/in. Downloads und Kopien des Chatverlaufs sind nur für den dienstlichen bzw. studiumsbezogenen Gebrauch gestattet. Soweit die Inhalte auf dieser Plattform nicht vom Betreiber erstellt wurden, werden die Urheberrechte Dritter beachtet. Insbesondere werden Inhalte Dritter als solche gekennzeichnet. Sollten Sie trotzdem auf eine Urheberrechtsverletzung aufmerksam werden, bitten wir um einen entsprechenden Hinweis. Bei Bekanntwerden von Rechtsverletzungen werden wir derartige Inhalte umgehend entfernen.

Lizenzbedingungen für Client-Software/Apps

Für die Client-Software gelten die Lizenzbedingungen des Herstellers: https://element.io/ (Apache License 2.0)

Schlussbestimmungen

Der Betreiber behält sich das Recht vor, die Bedingungen für die Nutzung des Dienstes zu ändern. Dies gilt insbesondere dann, wenn eine Änderung aufgrund zwingender gesetzlicher Vorschriften notwendig wird. Die Nutzenden werden hierüber informiert. Bei Änderungen der Nutzungsbedingungen ist eine erneute Zustimmung beim nächsten Anmeldevorgang erforderlich.

Änderungshistorie

Erste veröffentliche Version mit Stand vom 11.08.2022