Datenschutzerklärung

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch die Philipps-Universität Marburg im Rahmen der Nutzung des Team-Chat Matrix unter https://matrix.uni-marburg.de.

Informationen gemäß Art. 13 DSGVO:

1. Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist die Philipps-Universität Marburg - Der Präsident
Prof. Dr. Thomas Nauss
Biegenstraße 10, 35037 Marburg
Tel. 06421 28-20, Fax 06421 28-22500
Internet: https://www.uni-marburg.de
E-Mail: info@uni-marburg.de

Administrativer Ansprechpartner für die Bereitstellung des Systems:
Philipps-Universität Marburg - Hochschulrechenzentrum
Dr. Andreas Gabriel
Hans-Meerwein-Straße, 35032 Marburg
Tel. 06421 28-20
E-Mail: helpdesk@uni-marburg.de

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Philipps-Universität Marburg - Behördlicher Datenschutzbeauftragter
Dr. Rainer Viergutz
Biegenstraße 10, 35037 Marburg
Tel. 06421 28-20, Fax: 06421 28-22065
Internet: https://www.uni-marburg.de
E-Mail: datenschutz@uni-marburg.de

3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Matrix ist ein offener, dezentraler Kommunikationsdienst für die Echtzeitkommunikation. Es wird den Mitgliedern und Angehörigen der Philipps-Universität Marburg unter Einhaltung der einschlägigen gesetzlichen und rechtlichen Bestimmungen zum Datenschutz und zur IT-Sicherheit ermöglicht, mittels ihres Uni-Accounts mit Mitgliedern und Angehörigen dieser und anderer Universitäten sowie weiteren Matrix-Nutzenden (bspw. akademischen Kooperationen) per Chat sowie Audio-/Video-Telefonie zu kommunizieren. Ziel des Einsatzes von Groupware-Systemen sind insbesondere die Sicherstellung und Vereinfachung arbeitsorganisatorischer Maßnahmen für die gemeinschaftliche Arbeit ihrer Nutzerinnen und Nutzer, Gremien, Arbeitsgruppen und Einrichtungen der Philipps-Universität Marburg sowie das Kommunikationsmanagement. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich für vorgenannte Zwecke.

Wir verarbeiten die vorab genannten personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG). Eine Verarbeitung personenbezogener Daten findet statt aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO): Soweit Sie uns, aufgrund Ihrer Anmeldung als Nutzer/in des Dienstes, eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtsmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit formlos per E-Mail an helpdesk@hrz.uni-marburg.de widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt.

4. Daten, die verarbeitet werden

  1. Zugangsverwaltung: Vor- & Nachname(n), Mailadresse, Matrix-ID (Localpart der Mail-Adresse), Anzeigename, Profilfoto (Avatar)
  2. Authentifizierung: Uni-Account: Benutzername und Passwort
  3. Benutzerinhalte: Alle Daten, die ein/e Nutzer/in selbst einstellt, z. B. namentliche Erwähnungen von natürlichen Personen. (Ende-zu-Ende-verschlüsselt möglich)
  4. Geräteidentifikation: IP-Adressen mit Zeitstempel und Gerätename; verwendete Art des Endgerätes (Mobil / Desktop), Betriebssystem
  5. Serverprotokoll: IP-Adressen mit Zeitstempel
  6. Audio-/Video-Telefonie: IP-Adressen, AV-Daten
  7. Bei Aktivierung durch den/die Nutzer/in: Benachrichtigungen per E-Mail

5. Empfänger der Daten und Speicherdauer

Im Rahmen der Nutzbarkeit des Dienstes durch den weltweiten Internetzugriff werden Ihre Daten an die jeweiligen Endgeräte Ihrer Gesprächspartner übermittelt.

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten wie folgt über die Dauer Ihrer Nutzung des Dienstes:

  • Technische Nutzungsinformationen in Server-Protokolldateien werden für 14 Tage gespeichert.
  • Durch Nutzerinnen und Nutzer bei der Nutzung des Dienstes eingestellte Daten (in Form sog. Chatverläufe) werden standardmäßig 8 Monate gespeichert. Hintergrund ist die semesterweise Nutzbarkeit inkl. Vor- und Nachbereitungsmöglichkeit.
    Die Nachrichten werden außerdem gelöscht, wenn alle Nutzenden einen gemeinsam genutzten Raum verlassen haben. Bild/Ton bei der Telefonie-Funktion bleiben nicht auf dem Server gespeichert und werden unmittelbar nach der Zustellung der Daten wieder gelöscht.
  • Die Löschung der in Matrix angelegten Metadaten des Benutzerkontos (Daten aus 4.1) mit Ausnahme der Matrix-ID erfolgt 1 Jahr nach Ausscheiden aus der Universität bzw. Exmatrikulation. Für Bedienstete (Staff-Account) auf Grundlage der IT-Nutzungsordnung der Philipps-Universität Marburg, § 7, Abs. 1., für Studierende analog den Löschfristen des Identitäts-ManagementsIDM.
  • Sofortige Löschung bei nutzerseitigem Wunsch. Die Löschung der Matrix-ID ist nicht möglich.

6. Datenschutzrechte der betroffenen Person

Gemäß den Regelungen zum Datenschutz stehen betroffenen Personen Rechte zu, die auf der Datenverarbeitung personenbezogener Daten durch den Verantwortlichen zu den oben genannten Zwecken beruhen. Demnach haben betroffene Personen ein

  • Recht auf Auskunft, wonach Sie Auskunft über die von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten und auf weitere, die Datenverarbeitung betreffende Informationen, einfordern können;
  • Recht auf Berichtigung, wonach Sie die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten verlangen können;
  • Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern Sie einen berechtigten Grund zur Einschränkung der Datenverarbeitung vorweisen können;
  • Recht auf Löschung, sofern Sie einen berechtigten Löschungsgrund vorweisen können;
  • Recht auf Datenübertragbarkeit, wonach Sie die Bereitstellung der von Ihnen an den Verantwortlichen personenbezogene Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten können und weiterhin auch das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
  • Recht auf Widerspruch, wonach Sie bei Vorliegen von Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Datenverarbeitung einlegen können;
  • Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die geltenden Rechtsnormen verstößt, können Sie sich mit einer Beschwerde an den behördlichen Datenschutzbeauftragten der Philipps-Universität Marburg (datenschutz@uni-marburg.de) oder an die Aufsichtsbehörde für die Daten verarbeitenden öffentlichen Stellen des Landes Hessen wenden, um diese prüfen zu lassen (Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, poststelle@datenschutz.hessen.de).

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung jederzeit ganz oder teilweise ohne Angaben von Gründen zu widerrufen. Diesen Widerruf können Sie formlos gegenüber der Philipps-Universität Marburg erklären. Ein Widerruf bewirkt die Unzulässigkeit einer weiteren Verwendung Ihrer Daten für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bleibt von Ihrem Widerruf unberührt.